Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - Виктор Шейнов Страница 8

Один из способов откладывать неприятное дело – заниматься тем, что вам нравится. В этом случае любимое занятие – просто удобный предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных в том, что пока слишком заняты, что у вас нет времени, и пр. Естественно, человек будет более охотно заниматься тем, что ему по душе. Такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, душа поет, и все прекрасно.

Боритесь с этой вредной привычкой. Расставшись с ней, вы сохраните не только свое время, но и нервы.

Сложное дело

Есть несколько приемов, облегчающих выполнение дел, к которым вначале не знаешь как подступиться.

1. Разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск самого трудного первого шага.

2. Начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей проекта руководству, то можно начать с попытки написать этот проект. Сразу встанет десяток вопросов: какая информация нужна, где ее взять, какие разделы проект должен содержать, какие логически возможные варианты решения существуют, с кем его нужно согласовать, чьи интересы он затронет, какие будут реакции на него различных служб и т. д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.

3. Метод «десятиминуток». Вы обязуетесь (перед собой) два-три раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь «отщипнуть кусочек» от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться и кого можно привлечь в помощь, поочередно поработать с каждым из них и т. д. (В других случаях алгоритм может быть иной, но идея такая.)

Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, «вдохновение – это на 90 % потение».

Неопределенная ситуация

Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения совершить ошибку.

Действенным подспорьем здесь может стать «список тревог». Последующие обращения к нему показывают, что большая часть волнений оказывается напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой – выявляет реальные угрозы.

В ситуации неопределенности наилучшие решения – те, которые принимаются интуитивно. ^[1]

«Никак не могу включиться в работу»

Если начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:

• убедитесь, что все готово для немедленного старта;

• если вам просто необходимо выпить чашку кофе, вы можете сделать это за работой;

• обещайте себе небольшую награду за выполнение каждого этапа работы;

• представьте себе счастливый момент завершения работы;

• сделайте сначала самое простое;

• начните как угодно и с чего угодно, лишь бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Определим приоритеты

Текущие цели

Один из приоритетов мы обсудили – это важнейшие и более срочные дела. Определить важнейшие дела помогает такой прием: представьте, что на следующей неделе в вашем распоряжении будет только два с половиной дня.

Правильной расстановке приоритетов текущего периода способствует проверка их соответствия долгосрочным целям.

Лучшее противодействие проблемам управления временем – это способность принимать решения. Если вы научитесь выделять главное и расставлять приоритеты – вы сможете решать самые трудные, даже неразрешимые на первый взгляд проблемы!

Долгосрочные цели

В исследовании с участием группы выпускников Йельского университета в 1953 году их спрашивали о планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы существовали в виде записей целей, задач и этапов их решения.

Через 20 лет эти 3 % были более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные. Доход этих 3 % превысил суммарный доход остальных 97 % сокурсников.

Определите и письменно зафиксируйте свои долгосрочные цели. Возьмите каждую из них и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года-двух смогут привести к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список (табл. 1.2).

Таблица 1.2. Список целей

1.3. Как бороться с помехами в работе

Наше «нет» похитителям времени

Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.

Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются сражаться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них отовсюду. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам будет полезно узнать, как же бороться с пожирателями времени.

Болтовня

«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Поэтому стоит ли удивляться, что впоследствии не хватает времени?

Я не являюсь сторонником того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, а потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Особенно велики потери рабочего времени при обсуждении отвлеченных тем. Это обычно происходит:

• по утрам, когда сотрудники, придя на свое рабочее место, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, выступлении любимой спортивной команды, местах, где они побывали, людях, с которыми они виделись, и т. п.

• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру дегустации все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;