Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления собственным временем - Брайан Трейси Страница 4

Давайте поговорим о том, как увеличить вашу производительность. Это системная задача, что-то вроде приготовления блюд по рецептам. Бывают такие повара, которым достаточно зайти на кухню, и они смогут быстро приготовить вкуснейшее блюдо. А бывают такие, что из хороших продуктов и на прекрасном оборудовании состряпают абсолютно несъедобные вещи.

Существует система, которая позволяет словно по рецепту удвоить вашу производительность. И, воплотив такую систему на практике, вы сможете существенно улучшить свой тайм-менеджмент.

Первое. Нужно каждый день составлять список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой список накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован.

Никогда не работайте без списка. Если появилась новая задача — включите ее в список. Нужно сделать телефонный звонок — запишите это туда же. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение счастья, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы.

Но если вы работаете без списка, то ведете себя, как алкоголик, шатающийся от бара к бару: никогда не можете сказать точно, где вы были и что сделали, у вас нет истории событий. Поэтому всегда пользуйтесь списком.

Ведущие специалисты по тайм-мендежменту обнаружили следующее: в первый же день работы со списком эффективность работы повышается на 25 %. Вы просто поднимаете свою продуктивность на невиданную высоту и экономите два часа напряженного рабочего дня. 25 % от восьми часов — это два часа. И экономятся они всего лишь работой со списком.

Второе. Применяйте к своему списку «правило 80/20». Как мы уже говорили, оно гласит: 80 % полезного эффекта достигаются 20 % действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10 % действий, один пункт списка, важнее всего остального. И именно напротив этого пункта всегда нужно ставить букву «А».

Чему вам действительно нужно научиться — это творческому подходу к перепланировке задач. Творческий перенос подразумевает, что переносить задачи придется в любом случае, потому что всего сделать нельзя. Поэтому необходимо сознательно и взвешенно откладывать те 80 % задач, которые несут самую маленькую ценность, чтобы освободить время на те вещи, которые действительно влияют на вашу жизнь.

Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений в жизни.

Для этого можно использовать наш так называемый «метод АБВГД». Его основа — учет последствий. Задачи «А» — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т. д. Задачи «А» важнее всего. Возьмите список задач и поставьте «А» напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем.

Задачи категории «Б» — это то, что надо бы сделать. Они не так важны, как задачи «А», и имеют последствия средней серьезности. Букву «Б» необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность.

Задачи «В» — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи «В». На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами «В» и занялись бы вместо этого задачами «А» и «Б», вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы.

Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами «Б», если в списке еще осталась хотя бы одна задача «А». Если задач «А» несколько, спросите себя: «Какая из них важнее всего? Какая из моих задач — самая важная?» Выберите ее и обозначьте «А1». Это задача, с которой нужно начинать и работать над ней весь день, пока она не будет сделана.

Мы обнаружили вот что: даже если вы не выполните свою задачу «А1», то будете знать, что весь день делали самое важное дело, работая над ней. Если вы разовьете у себя привычку работать над задачей «А1», то эта привычка сделает гораздо больше для удвоения вашей производительности и доходов, чем любая другая.

Задачи категории «Г» — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы.

Весьма полезно использовать метод, который называется «работа с почасовой оплатой». Спросите себя: «Сколько я получаю в час?» Положим, вы зарабатываете 100 000 долл. в год. В год вы работаете примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долл. Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долл. в час. Не нужно заниматься ксерокопированием или варить кофе, или просматривать газеты и т. д. Не нужно делать то, что стоит 5 долл. в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты.

«Д» в формуле «АБВГД» — это лишние задачи. Нужно избавляться от таких ненужных и бесполезных действий. Например, покупая много одежды, вы рано или поздно сталкиваетесь с необходимостью выбрасывать ненужную, когда просматриваете гардероб. То же самое с задачами: нужно внимательно посмотреть на те мелкие задачки, которые накапливаются и которые вы делаете постоянно. Нужно приучать себя выделять их и выбрасывать из своей жизни. Контролировать свою жизнь можно, только прекратив заниматься мелкими ненужными вещами, чтобы освободить время на важные занятия.

И это подводит нас к четвертому правилу удвоения производительности: оно называется «ищите слабые места». Это один из самых эффективных способов человеческого мышления. Суть его сводится к тому, что вы спрашиваете себя: «Делаю ли я сегодня что-нибудь такое, чего я бы никогда не начал еще раз, зная все, что я знаю теперь?» Постоянно применяйте это правило, думая о прошлом. Спросите себя: «От чего я отказался бы сразу, знай я тогда все, что знаю сейчас?»