Дела в порядке. Правила личной эффективности - Инесса Аленсон Страница 3

Чтобы работа двигалась быстрее, а эффективность при этом возрастала, нужно уметь правильно расставлять приоритеты в задачах. Лучше потратить большое количество умственных усилий на планирование хода действий, чтобы в дальнейшем наиболее важные дела продвигались быстрее и легче. Естественно, больше вероятности сразу приступить к работе будет тогда, когда вы уверены в значимости и ценности предстоящих дел.

Правило 80/20. Одно из самых полезных правил в управлении делами и временем, а в особенности в расстановке задач по приоритетности, – правило «80/20» или «принцип Паре́то», названный так в честь экономиста, который сформулировал этот закон в 1895 году. Итальянский ученый отмечал, что социум сам по себе, естественным образом, делится на две группы: «элита» составляет 20 процентов, включающая в себя влиятельных и богатых людей, а остальные 80 процентов составляет «масса». Позднее было обнаружено, что экономическая деятельность людей работает также по этому принципу: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результата. То есть 20 процентов клиентов принесут 80 процентов выручки. Таким образом, два пункта из десяти могут стоить в пять или десять раз больше, чем оставшиеся.

Как это правило мы можем использовать в расстановке приоритетов? Все очень просто. Бывает такое, что есть 10 заданий и все они требуют одинакового количества времени на выполнение. Но всегда будет одно, два или три, которое будет ценнее по сравнению с другими. Это то самое задание, которое нужно брать на выполнение первым. К сожалению, именно такие, требующие больше всего затрат личных ресурсов или времени, или того и другого, задания всегда откладываются на потом. И вместо него загружают себя мелкими задачками, которые малоце́нны с точки зрения общего результата.

Нужно понять, что самые существенные задачи одновременно и самые трудные. Но вкладывая силы в первую очередь в выполнение таких дел, мы сможем получить отдачу. Научитесь противостоять соблазну начать с простых, из тех самых восьмидесяти процентов, задач.

Метод ABCDE. Сила этого метода в легкости его применения. Его можно использовать изо дня в день, для планирования задач на день, недели и месяцы.

Итак, все очень просто. Возьмите список дел (правила составления реально работающего списка дел вы найдете в Главе четвертой). Перед тем как начать выполнение первого пункта, следует поставить напротив него букву A, B, C, D или E. Эти буквы обозначают степень важности дела.

«A» – «очень важное дело». Это то задание, которое обязательно надо выполнить: встреча с важным клиентом, годовой отчет по работе или ваше выступление на совещании. Обычно это дело, невыполнение которого приведет к серьезным негативным последствиям; с другой стороны, если вы его выполните на «отлично», то наметятся положительные сдвиги в дальнейшем. В списке может быть несколько пунктов А, постарайтесь среди них выбрать «очень-очень важное дело» и помечайте их соответственно А1, А2 и так далее.

«В» – «желательное дело». Естественно, вы не можете приступить к выполнению дел под буквой «В», пока остаются невыполненные под буквой «А». Это те дела, которые вам надо было бы сделать, но последствия от их выполнения или невыполнения не сильно отразятся на вас: проверка электронной почты, ответы на звонки и письма.

«С» – эти дела не связаны непосредственно с вашей работой, это те дела, которые не будут иметь последствий для вашего карьерного роста: перерыв на обед, уборка рабочего места, звонки личного характера.

«D» – те дела, которые можно перепоручить. Чем больше у вас дел, помеченных этой буквой, тем лучше для вас. Вы сможете бросить все силы на выполнение дел с буковкой «А».

«Е» – обычно эта буква нужна при пересмотре планов, когда появляются в силу новых обстоятельств дела более важные и сложные. В таком случае все дела под этой буквой смело вычеркиваются.

Так работают два самых популярных метода «80/20» и «ABCDE». Есть еще несколько советов, которых мы вам советуем придерживаться в вопросах расстановки приоритетов.

Во-первых, не жалейте времени на то, чтобы разобраться со своими целями и приоритетами. Важно, чтобы поставленные задачи не завели вас в тупик. Всегда тщательно продумывайте, приведут ли запланированные действия и порядок их выполнения в направлении чего-то, что будет иметь для вас ценность.

Во-вторых, не жалейте времени, потраченного на выполнение заданий высокого приоритета.

В-третьих, запомните, что самое главное в расстановке приоритетов – это ваша способность делать выбор. Все зависит только от вас.