Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд Страница 15

Пригласите нужных людей

Отбор присутствующих на совещании – шаг очевидный. Но, несмотря на это, очень часто случается так, что невозможно принять решение или прийти к согласию из-за того, что на месте нет нужных людей (ключевых сотрудников, специалистов, экспертов, заинтересованных в результате коллег). Пересмотрите цель и повестку собрания, а затем составьте список тех, кого надо позвать. Посоветуйтесь с коллегами и разошлите приглашения.

Не откладывайте

Задать верный тон совещанию легко: достаточно начать его в назначенное время. Честь и хвала всем, кто пришел вовремя, а опоздавшие пусть сами поймут, что вы серьезно относитесь к срокам.

Спрашивайте мнения

Если совещание идет несколько часов, время от времени проверяйте, не отклонились ли вы от первоначального курса. Спросите каждого участника, что он думает о ходе собрания. Не принимайте ответы вроде «Нормально», «Хорошо» или «Не очень». Старайтесь добиться более конкретных формулировок. Например:

● «Мы рассмотрели много вопросов» – более полный ответ, чем «Хорошо».

● «Мы не очень-то укладываемся в оговоренные сроки» – более полезное замечание, чем «Нормально».

Если ответы однозначные, скорректировать курс при необходимости будет проще. Высокопоставленных коллег опрашивайте последними: так участники собрания не окажутся в ситуации, когда понадобится перечить начальнику.

Назначайте задачи в процессе

Совещание без новых задач – это как суп с фрикадельками, но без фрикаделек. Не начинайте обсуждать новую тему, не выделив и не назначив сотрудникам задачи (не важно, крупные ли). Если делать это по ходу совещания, то по мере того, как задачи появляются, вам удастся избежать задержек в их исполнении.

Не принимайте поспешных решений

Ближе к завершению совещания постарайтесь не допустить, чтобы все стремились поскорее принять решение, покончить с вопросом и вернуться к нормальной работе. Возможно, так плохие решения окажутся популярными, а хорошие пройдут незамеченными. Если есть сомнения, назначить еще одно совещание, чтобы окончательно разобраться с проблемой.

Оцените процесс

В конце каждого совещания полезно уделить несколько минут оценке того, насколько успешно оно прошло. Попросите присутствующих описать, что получилось хорошо, а что стоило бы исправить. Тогда следующее собрание пройдет лучше.

Заканчивайте вовремя

Вовремя нужно не только начинать, но и заканчивать. Всегда оставляйте несколько минут на то, чтобы еще раз вспомнить все назначенные задачи и договориться о времени следующего собрания. Протокол совещания и список дел необходимо отправить всем в ближайшие дни.

Следите за протоколом

Важно иметь возможность вернуться к протоколам прошедших совещаний. Не стоит пренебрегать их ведением. В них может содержаться полезная информация о договоренностях, принятых решениях или согласованных действиях. Чтобы все это было под рукой, не затягивайте с оформлением и отправкой протокола.