Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон Страница 66

Казуко (официальным тоном): Когда я освобождаю вас, как и любого другого менеджера, от низкоприоритетной работы, позволяя сосредоточить внимание на более важных делах, то ожидаю от вас подчинения. Ни один менеджер не позволил бы вам тайно продолжать выполнение работы, которая не была одобрена, в ущерб какому-либо приоритету. Даг, это серьезно.

Даг (по-прежнему не слышит ее): Хорошо, Казуко… но могу ли я завершить те два дела? На это уйдет примерно еще один час, а потом я приступлю к вашему новому заданию.

Казуко (пристально смотрит на него): Позвольте мне внести ясность. В такой компании, как наша, никто не может следовать тайной программе действий, противоречащей прямым указаниям. Ни я, ни вы, ни кто-либо другой. Освободив вас от тех двух заданий, я уже заранее согласовала, что эти пункты будут отложены до следующей недели. Ваш выбор продолжать их выполнение вовсе не приведет к продвижению вперед. Это также оскорбит те отделы, которые уже согласились на задержку из любезности к нам.

Даг, вы просто проявляете своеволие. Никто из нас не может позволить себе такую роскошь. А теперь, если вы хотите сохранить свое рабочее место и решить серьезные проблемы, которые сами создали, можете с этого момента перейти к выполнению прямых указаний. Вам ясно?

Даг (встает, он выглядит несколько взволнованным): Да, я понял и прошу прощения. Я не осознавал, сколько неприятностей создал. Постарайтесь не сердиться на меня.

Рассейте чары

Если описанный выше сценарий кажется вам до боли знакомым (вы побывали в ролях направляющего запросы или их медлительного исполнителя), то знайте, что есть способы взять все в свои руки до того, как последствия станут серьезными. Когда ставки достаточно высоки, волынщики могут перестать себя обманывать и проявить большее здравомыслие.

Если вам никак не приступить к выполнению задания, то вот несколько способов прибавить обороты и сохранить скорость движения:

• докажите себе, что изменения необходимы уже сейчас;

• пересмотрите недавние последствия, пережитые вами и другими людьми;

• набросайте план, показывающий текущие требования, которые ждут ваших действий;

• разбейте большие дела на части и задайте промежуточные цели;

• установите сроки выполнения для этих краткосрочных целей;

• создайте карту ваших целей и повесьте на стене;

• пометьте галочкой достигнутые цели (на настенной таблице или доске) – это будет для вас зрительной поддержкой;

• празднуйте выполнение каждой части задания.

Ведите дневник заданий как инструмент возобновления работы

По завершении любого проекта, который было трудно начать и еще труднее продолжать, создайте дневник. Он послужит инструментом, возвращающим ваши вложения. Если вы должны выполнять это задание ежеквартально или ежегодно, то дневник поможет правильно предвидеть ваши нужды. Составьте такой список, как на рисунке ниже.

Непременно разработайте собственную форму. Включите в нее все те данные, благодаря которым в следующий раз вы будете быстрее и увереннее работать над выполнением задания. Эти записи также помогут вам обговорить изменения. (Впоследствии они к тому же послужат опорой при обучении подчиненных.)

Если вы работаете на себя, вам никто не напомнит о том, чему вас научили завершенные проекты. Вы сами должны записывать эти уроки, ставить перед собой цели и ежедневно пересматривать приоритеты.

Живые голоса

Мэл Норти, владелец и СЕО компании, занимающейся металлическими строительными конструкциями, пишет из своего офиса в Хьюстоне:

Наша стратегия должна вести бизнес к производительности и прибыльности, поэтому я указал и краткосрочные, и долгосрочные цели, а затем на основе этих целей определил задачи компании. В прошлом десятилетии, во время строительного бума, мы добивались успехов, соблюдая строгое расписание производства и поставки. Но я научился поддерживать гибкость задач. Теперь мне предстоит сохранить нормы прибыли и защитить моих сотрудников от хаоса на финансовых рынках, который не дает развиваться новому строительству.

Работая со своим списком задач, я упорядочиваю приоритеты и держу их перед собой. Так я поддерживаю концентрацию, несмотря на временные тревоги.

Как выделить время для главных приоритетов

Спросите себя, какая часть вашего обычного дня требует осуществления трудного выбора и ведения переговоров с теми, кто обращается с запросами? Как мы уже показали в предыдущих главах, закон Парето утверждает, что главные 20 процентов ваших ежедневных дел дадут 80 процентов результатов.

Решите, какие из текущих и поступающих заданий входят в эти главные 20 процентов. Затем в лучшие части дня, когда вы можете рассчитывать на энергичность и уединенность, сосредоточьте все внимание на их выполнении. Возможно, вы не сразу избавитесь от проволочек, но вы должны успешно начать и завершить ваши приоритетные 20 процентов дел.

Как бы вы ни торопились, напишите на стикере краткий перечень этих задач. Поместите его там, где он будет вам виден, и действуйте в соответствии с ним. Не позволяйте чему-либо менее важному вмешиваться в процесс.

Ваш новый идеальный день

Вероятно, вы жалуетесь, что ваш день так переполнен мелкими делами и перерывами, что у вас нет времени на приоритеты. Ваши планы рассеиваются, так зачем же их строить? Но все мы более или менее регулярно выполняем особые задания. Учителям приходится создавать план уроков на неделю. Менеджеры подразделений должны обсуждать с главами отделов насущные вопросы производства. Советники по связям с общественностью разрабатывают для клиентов новые кампании. Финансовые директора готовят для акционеров квартальные отчеты. Эти задания неизбежны и обязательны.

Какие элементы вы обязаны защитить в ваш идеальный день в то время года, когда происходят эти события? Вам должно быть ясно, какие задания действительно имеют значение.

Живые голоса

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, говорит об этом так:

Между эффективной многозадачностью и попытками делать слишком много дел одновременно проходит тонкая грань. Подбросив множество тарелок, я стараюсь определить, какая из них принадлежит бренду «Мелмак ^[10], а какая – тонкий фарфор. Если придется уронить одну из них, то я слежу, чтобы это был «Мелмак»!

Для Линдси «тонкий фарфор» – эти главные 20 процентов. Кем бы вы ни были, ваш идеальный день должен начинаться с самых приоритетных заданий, которые вы помечаете в вашем календаре в зарезервированных частях «красных зон», чтобы ни одно менее важное дело не вытеснило их.