Ни хао! - Константин Батанов Страница 61

Компенсация служебных расходов за счет фирмы – дело вполне нормальное. Сотрудник, выполняя какое-то задание, тратит собственные деньги, а потом приносит в бухгалтерию чек для возмещения издержек. Эти чеки, однако, необходимо лично проверять, иначе придется компенсировать многое из того, что вообще не имеет к вам отношения. Однажды я разложил по датам чеки, поступившие от моего помощника (он возил меня на деловые встречи, встречал в аэропорту, ездил по моим поручениям и обычно приносил много чеков за бензин для компенсации), и обнаружил, что часть их – причем с немалыми суммами – приходится на периоды, когда меня вообще не было в Китае.

Я сталкивался с тем, что подчиненные могут собирать чужие чеки – в том числе чеки на поездки в такси и походы в рестораны якобы со служебными целями. В моей практике был случай, когда китайский подрядчик по поручению заказчика поехал на поезде в другой город. По завершении командировки он передал заказчику железнодорожный билет для компенсации, и оказалось, что билет на поезд стоил дороже авиабилета в то же место.

А если вам говорят, что нужно сделать подарок «нужному» человеку и спрашивают, можно ли потратить на него соответствующую сумму, старайтесь сделать так, чтобы подарок вручался в вашем присутствии.

В бланках на возмещение расходов надо указывать число чеков, суммы и по возможности другие подробности. В китайских бухгалтерских документах страницы должны быть обязательно пронумерованы. Если этого не делать, может возникнуть вероятность того, что некоторые подчиненные постараются задним числом увеличить свои «служебные расходы» и получить возмещение.

На чеках надо делать отметку о том, что они приняты к компенсации. В моей практике бывало, что сотрудники пытались провести один и тот же чек дважды.

Проверяя кассира и бухгалтера, делайте вид, что разбираетесь в их деле: внимательно, с умным видом просматривайте бумаги, задавайте побольше вопросов, даже если вообще ничего не понимаете. Самое главное – регулярно и часто проводить аудит с помощью бухгалтера- соотечественника и не реже одного раза в год – силами независимых экспертов.

Мой знакомый придумал хитрый способ проверки кассира. Он незаметно подкидывал три-четыре сотни юаней в кассу фирмы и поручал кассиру пересчитать деньги. После этого ждал отчет. Если кассир докладывал об излишках денег в кассе, то он оставался работать. Если не докладывал, начальник понимал, что этот человек или нерадивый, или вор, и увольнял его. Подобные проверки следует проводить раз в квартал, но кассир не должен знать, когда именно. Тогда он будет ждать проверки в любой момент и всегда будет трудиться добросовестно.

В небольших компаниях должности кассира и бухгалтера могут быть совмещены. Кассир также часто выполняет функцию личного помощника руководителя, сопровождает его на мероприятиях, оплачивает счета.

Если вы создаете совместное предприятие, ваш партнер может предложить своих людей на должности бухгалтера и начальника отдела кадров. На самом деле в Китае именно эти две должности являются ключевыми; люди, их занимающие, обладают реальной властью. Как говорила одна моя знакомая китаянка, «шеф – этот тот, кто управляет людьми и деньгами». В силу особенностей китайского менталитета начальник отдела кадров воспринимается как очень авторитетный человек, от которого все зависят. Поэтому его поддержка означает, что вы можете влиять на коллектив. Про бухгалтера тоже все понятно: при желании он может вывести деньги и подставить руководителей. Поэтому партнеры всегда стараются давать эти должности своим людям. Если вы хотите контролировать СП, ищите специалистов со знанием китайского языка среди «своих». Нанятые вами китайцы, во-первых, могут быть знакомыми вашего партнера (но вы про это не узнаете), а во-вторых, они в любом случае сблизятся с ним в процессе работы и найдут общий язык.

В моей практике был случай, когда китайский акционер, имевший долю 20 %, укомплектовал всю финансовую службу СП своими родственниками. Когда у него начались трения с иностранным акционером, эти сотрудники просто перестали подчиняться иностранным менеджерам и остановили всю работу на предприятии.

Китайские боссы иногда идут на хитрость: чтобы не выплачивать бонусы по результатам года, объявляют о кризисе, о падающих показателях и, как следствие, о грядущем сокращении штатов. Сотрудники переживают, волнуются… Потом следует объявление, что после серьезных усилий и долгих размышлений руководство отказалось от этого решения и кризис проявит себя лишь в том, что бонуса не будет. Люди будут радоваться, что сохранили работу, отсутствие бонусных выплат покажется чем-то неприятным, но некритичным.