Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни Страница 57
Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни читать онлайн бесплатно
Порядок ваших действий.
• Определяете приблизительную сумму расходов, обычно до согласования с поставщиками и подрядчиками.
• Передаете утвержденный письменный запрос на расходы по данной статье в отдел снабжения.
• Отдел снабжения направляет поставщикам соответствующий запрос. Предполагается, что в отделе снабжения в курсе цен, возможных пошлин и транспортных расходов.
• Поставщик дает согласие на поставку по согласованным ценам с учетом пошлин и транспортных расходов.
• Получаете товар и проводите приемку.
• Получаете подробный счет с указанием стоимости, возможных скидок, пошлин, транспортных и погрузочных расходов.
• Проводите оплату.
Во многих случаях до подписания договора целесообразно поискать альтернативу за меньшую цену или с лучшими свойствами среди других возможных поставщиков. Вы рассылаете им официальные запросы с просьбой дать описание и указать цены по интересующим вас товарам (или только цены, если вы уже определились). Рассмотрев ответы, можно выбрать подходящий вариант.
При незначительных затратах и низком уровне формализма в организации некоторые действия из приведенного списка можно опустить.
Предположим, сразу после начала работ проекта у вас запланирована покупка компьютера. Основываясь на недавнем опыте, вы закладываете в бюджет проекта 2 тыс. долл. После начала работ вы относите запрос на покупку компьютера с заданными характеристиками в отдел снабжения. С этого момента на эти цели вам нельзя потратить больше 2 тыс.
Отдел снабжения находит оптимального поставщика и получает от него счет на 1920 долл. (включая налоги и транспортные расходы). Теперь отдел снабжения может гарантировать вам, что компьютер будет приобретен, а у вас есть полная уверенность в этом. Поставщик подписывает заказ на поставку, подтверждающий его обязательство доставить компьютер за указанную цену.
После получения компьютера все заботы по приобретению уже позади, если, конечно, не возникли маловероятные проблемы с функционированием изделия, влекущие непредвиденные (так называемые скрытые) расходы.
В конце концов, подписав счет, вы абсолютно уверены, что из выделенных на компьютер фондов ни цента не израсходовано не по назначению. Однако в будущем не исключена ситуация, когда придется возвратить компьютер и вернуть часть затраченных фондов.
Для оперативного управления проектом следует всегда иметь полную картину текущих расходов и финансового баланса проекта. Это предполагает контроль состояния заказов на поставку, договоров (с поставщиками и подрядчиками), счетов и расходов.
Анализ расходов
Анализ проводится путем сравнения фактических расходов с запланированными. На рис. 10.9 изображен типовой отчет по отдельным статьям расходов с итоговым значением на указанную дату.
Из плана сюда переносятся следующие данные.
• Коды и наименования работ.
• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на период выполнения.
• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на указанное время.
• Общая сумма запланированных расходов.
Фактическими значениями расходов за указанный период, при отсутствии других критериев, будем считать те, что были проведены по счетам, договорам, чекам и другим финансовым документам.
Для определения текущего состояния расходов проекта применяют метод анализа заработанной стоимости. С его помощью, особенно при ведении больших и сложных проектов, легче установить перерасход бюджета и принять соответствующие меры. Подробно этот метод описан в Приложении Б.
| Код ССР | Работа | На период выполнения / Запланировано | На период выполнения / Израсходовано | На сегодня / Запланировано | На сегодня / Израсходовано | Всего запланировано |
| . | Всего | $8,500 | $8,200 | $15,500 | $15,100 | $200,000 |
| 1.0 | Утвердить условия | 5,000 | 4,400 | 12,300 | 11,400 | 45,000 |
| 1.1 | Провести фокус-группу | 3,000 | 2,900 | 7,500 | 7,100 | 10,000 |
| 1.2 | Проверить документы | 1,500 | 1,200 | 4,000 | 3,800 | 5,000 |
| 1.3 | Подготовить отчет | 500 | 300 | 800 | 500 | 4,000 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Рис. 10.9 Отчет о проведенных расходах
Сбор сведений о расходах и меры по повышению их точности
Обычно величину расходов определяют по счетам на оплату, чекам и другим финансовым документам. Полагаю, у вас есть доступ к ним и возможность проверки. Рекомендую иметь в проектной документации копии этих документов.
Поскольку финансы требуют строгой отчетности, поступайте так.
• После проведения оплаты уменьшайте остаток бюджета проекта на соответствующую величину согласно финансовым документам.
• Отмечайте проведенные затраты в строгом соответствии с идентификаторами работ структурной схемы.
• Проверяйте соответствие заказов на поставку работам структурной схемы.
• После выполнения или при отмене заказов немедленно отмечайте это.
Выбор системы учета расходов
Во-первых, проверьте, насколько вам подходит существующая в организации система учета расхода финансовых средств. В большинстве организаций ведется учет всех финансовых расходов. К сожалению, обычно эти расходы не классифицированы по проектам.
Если вам придется вести свой учет финансовых расходов, подумайте о применении соответствующего программного обеспечения, например:
• пакет программ по управлению проектами Microsoft Project;
• пакет программ по учету расходов QuickBooks;
• пакет программ по управлению базами данных Microsoft Access;
• табличный редактор Microsoft Excel.
Жалоба
Напишите нам, и мы в срочном порядке примем меры.
Comments