Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни Страница 47
Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни читать онлайн бесплатно
- внезапные появления вызывают ощущение недоверия к себе;
- нужно согласовать ваши появления с рабочим графиком и этапами поручаемой задачи. Таким образом, будете контролировать ее выполнение корректно.
• Дайте ему почувствовать ответственность перед всем коллективом. В любом деле репутация — основной актив профессионала. Постарайтесь поставить в известность коллег (своих и его) о порученном задании. Кому-то будет нелишне подумать: стоит ли не выполнять обещанное.
• Возложите обязанность. Постарайтесь, чтобы готовность помочь вам прозвучала в форме конкретного обязательства с указанием результатов, сроков и того, что для этого потребуется. Но будьте начеку, слыша бодрые заверения: "Сделаю в лучшем виде!", "Можете положиться на меня!".
• Доведите до работника важность и безотлагательность задания. Любезности типа "когда вам удобно" или "если сможете" абсолютно неуместны, поскольку некорректны как по отношению к работе, так и к вам. Лучше дайте понять, что от него зависит работа других и проект в целом. Человек должен иметь представление о последствиях невыполнения обязательства.
Для обеспечения максимальной производительности и выявления узких мест важно не только правильно распределить задачи и обязанности, но и довести их до каждого. Одной из форм наглядного и компактного представления таких сведений служит диаграмма обязанностей на рис. 8.1.
| . | Руководитель проекта | Ведущий специалист | Исполнитель А | Начальник группы | Снабжение |
| Разработка анкеты | У | Д,У | О | . | . |
| Выбор респондентов | . | О | . | . | . |
| Проведение предварительных испытаний | . | О | Д | . | . |
| Размножение анкет | У | О | . | У | У |
О — основная обязанность Д — дополнительная обязанность У — утверждение
Рис. 8.1. Фрагмент диаграммы обязанностей по проведению опроса
Столбцы распределены по участникам, строки — по задачам проекта; а в ячейки вписывается роль соответствующего лица в решении определенной задачи.
Допустим, мы установили такие три роли.
• Основная обязанность (О). Обязательства данного лица по данной задаче.
• Дополнительная обязанность (Д). Обязательства по выполнению отдельных частей задачи.
• Утверждение работ (У). Лицо, утверждающее проведение данной работы.
Разумеется, при необходимости можно ввести и другие роли, например:
• экспертиза (Э) — оценка методов и результатов работы;
• приемка (П) — приемка результатов деятельности по данной работе;
• обеспечение (Об) — обеспечение необходимыми материальными и информационными ресурсами для выполнения данной работы.
Для примера разберем пункт "Разработка анкет".
• Основная обязанность по разработке формы и содержания возложена па исполнителя А. В этом проекте он подотчетен ведущему специалисту, который подчиняется руководителю проекта.
• Ведущий специалист оказывает содействие исполнителю А, а также проводит проверку и утверждение его работы по каждому пункту.
• Руководитель проекта утверждает подготовленные анкеты. Не исключено, что непосредственно в разработке он участия не принимал.
Анализ такой диаграммы помогает выявить и устранить возможные проблемы. В табл. 8.1 дан их обзор.
Таблица 8.1. Сведения о причинах возможных затруднений, полученные на основе анализа диаграммы 8.1
| Причины возможных затруднений | Возможные затруднения |
|---|---|
| Ведущий специалист перетружен | У него не хватит времени на все обязанности. Он примет только основные решения. А что, если он вообще уволится во время выполнения проекта? |
| Начальник группы только утверждает выделение фондов на анкетирование | Он может затормозить процесс вопросами о целях, назначении проекта и т.п. |
| Руководитель проекта не принимает личного участия во всех работах | Полностью ли он уяснил суть и значение всех проектных работ? |
| Ведущий специалист единственный, кто занимается отбором респондентов | Разумно ли доверить одному человеку принять единолично основное техническое решение по проекту? |
| Для утверждения пункта "напечатать анкеты" требуется три подписи | Проверить, не потребуется ли еще. Не слишком ли много, может, хватит одной-двух? Трудно оценить, сколько времени может занять у них утверждение анкет. |
Определив источники возможных затруднений, наметим варианты реагирования.
• Проигнорировать. Допустим, вы решили ограничиться тремя подписями, хотя, вероятно, следует поставить больше.
• Предпринять несложные страховочные меры. Скажем, попросить ведущего специалиста оставить письменные рекомендации на случай отъезда.
• Включить эти обстоятельства в план управления рисками проекта. (Как анализировать и управлять рисками проекта, подробно описано в главе 14.)
Твоя моя не понимай?
Как-то мой клиент готовился к началу работ по большому проекту. Я поинтересовался, есть ли у него диаграмма обязанностей. Да, ответил он, правда, не в письменном виде, но он, как и другие десять участников проекта, четко представляет свою роль в предстоящем деле. На мой совет все-таки отобразить диаграмму на бумаге он ответил, что есть дела и поважнее. В конце концов он пообещал мне доказать свою правоту.
Созвав всех участников, он распорядился, чтобы каждый представил ему свою диаграмму обязанностей. Спустя час он был очень удивлен различием взглядов в этом вопросе. Зато теперь он получил возможность избежать серьезных затруднений и ряда конфликтов в работе по своему проекту.
Порядок действий.
1. Определите всех, кто участвует в проекте или поддерживает его. (Составление списка участников проекта описано в главе 7.)
2. Составьте список работ проекта. (Как составить структурную схему работ — подробно в главе 3.)
Жалоба
Напишите нам, и мы в срочном порядке примем меры.
Comments