Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс Страница 37

• Избавляйтесь от старых файлов, когда они перестанут быть вам нужными.

• Помните: восемьдесят процентов убранных документов уже никогда не используются снова.

Следите за тем, чтобы документы не оставались лежать на вашем столе. Письменный стол не должен превратиться в корзину для бумаг. Корзина гораздо лучше смотрится на полу. Стол же — это ваше рабочее место. Это ваш дом, ваша территория. Ненужные бумаги и другой мусор, вроде стаканчиков из-под кофе, отнимают у вас эту территорию.

Бумажный хлам на письменном столе также затемняет ясность вашего мышления не дает вам сфокусироваться. Ваш взор невольно бегает по напечатанному тексту. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало вас от работы? Стол должен стать вашим оружием. Следите за его чистотой.

Хранение компьютерных данных

Я просто поражаюсь, насколько неаккуратно могут храниться электронные данные. Между тем, их следует сортировать точно так же, как и бумажные. Возможности компьютера позволяют получать документы самыми разными способами, например создавать их самому, сканировать, сохранять электронные письма, скачивать документы из Интернета. Все это приводит к тому, что информация становится легко доступной, однако также и к тому, что в компьютере становится можно хранить практически неограниченное количество старого мусора.

Поисковые возможности операционной системы позволяют находить старые и даже восстанавливать уничтоженные файлы. Тем не менее вряд ли кто-нибудь захочет тратить время на поиск каждого отдельного документа. Поэтому храните электронные документы так, чтобы их можно было найти быстро и легко. Давайте файлам такие названия, по которым вы сразу сможете догадаться об их содержании. Раскрывать и читать не те файлы, которые нужно значит попусту терять свое время. Вносите в названия файлов столько деталей, сколько вам потребуется для того, чтобы точно знать, что в нем содержится. Старые операционные системы, появившиеся до Windows 95, ограничивают длину названия восемью символами, но новые системы не имеют подобных ограничений.

Храните копии электронных документов

Убедитесь, что в том случае, если выйдет из строя операционная система, вы сможете восстановить все необходимые документы. Для этого пользуйтесь такими программами, как Windows Backup. Никогда не копируйте данные на тот же жесткий диск, на котором хранятся их оригинальные варианты. Некоторые Интернет-сайты предлагают свои услуги по сохранению данных. Впрочем, вы можете также сохранять важную информацию на CD-ROM или обыкновенные дискеты.

Четыре типа планирования

Вы можете организовать свою текущую бумажную работу с помощью четырех типов планирования. Я уже рассказывала о них (в главе седьмой), но, чтобы сэкономить ваше время, я еще раз кратко опишу их здесь. Вы рассортировываете всю новую бумажную работу на четыре типа:

1. срочная и важная;

2. важная, но не срочная;

3. срочная, но не важная;

4. не важная и не срочная.

Сортируя работу, держите под рукой блокноты и бумажки для записи. Записывайте туда все, что вам нужно сделать (например, ответить на письмо в следующий вторник). Это должно создать так называемую первичную систему бумажной работы. Если впоследствии вам придется столкнуться с этим делом еще раз, вы уже будете знать, что и когда необходимо сделать. В этом случае образуется вторичная система работы с бумажной документацией.

Полки

Я всегда поражалась тому, что многие люди убирают вещи, которыми они пользуются регулярно, так, что до них становится почти невозможно добраться. В вашем распоряжении стол, пол, ящики и книжные полки. По всей вероятности, есть те полки, которые висят выше, и те, которые висят внизу. Есть также полки, до которых очень сложно дотянуться. Распределите бумаги в соответствии с тем, как часто вам приходится ими пользоваться, и разложите их по полкам. На полках можно хранить как то, чем вы пользуетесь регулярно, так и то, о существовании чего вы вспоминаете крайне редко. Проблема здесь заключается в том, что на них можно хранить лишь издания в твердом переплете. Поэтому купите несколько упаковок прозрачных пластиковых обложек для изданий в мягком переплете, таких как

• журналы;

• документы;

• телефонные справочники;

• учебники в мягких обложках

Отбирая журналы, которые вы хотите сохранить, будьте строги и жестоки, оставляйте только те, которые вам действительно могут пригодиться. Просматривая журнал в первый раз, подчеркивайте маркером заинтересовавшую вас информацию. Или просто вырежьте нужные статьи и сложите их в папки, после чего выбросите то, что осталось от журнала.

При сортировке папок с вырезками используйте разноцветные наклейки. С их помощью вы сможете найти нужную вам папку с первого взгляда. Если возможно, разложите папки по темам.

Папки «на будущее»

Если уже в августе вам нужно отложить какие-то бумаги, которыми вы должны будете воспользоваться в октябре, положите их в папку «Октябрь» и приклейте к ней яркую наклейку, на которой укажите, к какому делу относятся данные документы и когда его нужно осуществить.

Напечатанные наклейки

Я знаю, что электронная почта необычайно увеличила скорость нашего общения, но тем не менее иногда писать от руки все же быстрее. Заготовьте себе несколько специальных напечатанных наклеек, на которых укажите, что вы пишете данное письмо от руки для того, чтобы ответить как можно быстрее. Затем попробуйте написать письмо на бумаге.

Точно так же можно отвечать и на срочные письма. Напишите ваш ответ на свободном месте вверху или внизу письма и верните его, прикрепив к нему одну из напечатанных наклеек.

Письма

Письма, отправленные по почте, все еще используются, особенно тогда, когда дело касается пересылки юридических документов и подобных официальных вопросов. Лично мне нравятся такие письма. Они всегда кажутся более значительными, чем есть на самом деле. Если вы часто пользуетесь услугами почты, постоянно интересуйтесь ценами и сроками доставки писем. Письма, подготовленные к отправке, храните в папках, на которых должно быть указано, когда и кому их нужно отправить.

Как не накапливать мусор

• Не собирайте все визитные карточки подряд, особенно на выставках. Вся необходимая информация обычно указывается в адресном списке.

• Старайтесь не хранить ненужные документы.

• Постарайтесь найти возможность не рассылать бесполезные указы, электронные и бумажные письма. Подумайте, нельзя ли ограничиться звонком по телефону. Ведите деловое общение так, чтобы оно отнимало у вас минимум времени, это заставит других вести себя по отношению к вам таким же образом.

• Следите за собой. Все мы иногда переживаем такие моменты, когда нам хочется просто общаться с людьми. Мы начинаем писать о ничего не значащих мелочах, мы становимся многословными просто оттого, что нам скучно. Мы начинаем использовать электронную почту для того, чтобы передавать сплетни или обсуждать домашние проблемы. В результате однажды мы вдруг обнаруживаем, что уже не способны самостоятельно остановить непрерывный поток писем на свой электронный адрес. Они срывают наш распорядок дня. Итак, всегда будьте дисциплинированны в своей переписке. Однажды у меня был клиент, с которым я часто подолгу разговаривала по телефону. Мне нравилось болтать с ним, и я догадывалась, что ему также приятно беседовать со мной. Мы стали звонить друг другу, когда нам было скучно на работе. Проблема оказалась в том, что эти моменты совершенно не совпадали.