Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 35

• Предложите тему собрания.

• Просмотрите список присутствующих за последний год и вычеркните имена уволившихся работников.

• Добавьте новые имена от А до М.

• Добавьте новые имена от Н до Я.

• Выделите трех возможных докладчиков по теме совещания.

• Получите сообщения по электронной почте, чтобы собрать идеи докладчиков.

• Разошлите по электронной почте информацию об идеях докладчиков.

Главное в том, чтобы сфокусироваться на завершении работы — что вы можете сделать до конца?

В этом случае вы сможете доложить руководству, какую часть работы вы закончили, а не просто сообщить, как часто делала Франсина, что «работаете над этим». У руководства складывается впечатление, что в вашей работе наблюдается прогресс и вы выдаете хорошие результаты. Это помогает планировать следующие шаги и расписание работы, а вы получаете стимул, уверенность и энергию от простого удовольствия — завершения трудного дела!

УВЕЛИЧИВАЙТЕ ВРЕМЯ С ПОМОЩЬЮ ПЛАНИРОВАНИЯ

Одной из первоначальных причин многозадачности является беспокойство. При отсутствии плана вы попадаете в западню, как это случилось с Франсиной, распыляя свои усилия. Огромное количество времени теряется из-за нерешительности — размышлений о том, что делать дальше, вашей неспособности полностью сконцентрироваться на выполняемой задаче. Вы тратите массу энергии, беспокоясь и сомневаясь в том, что следует делать дальше. Это? Или то? Не имея плана, вы не можете этого знать, а страх и волнение заставляют вас использовать разбросанный подход, потому что если вы не сделаете что-то прямо сейчас, откуда вы можете знать, когда сможете вернуться к этому делу.

Независимо от того, чем вы занимаетесь, лучший способ выполнить дело — это иметь план на день или неделю, который определяет, когда вы будете делать и что. Дела, не связанные с когда, никогда не завершаются.

Люди, планирующие свой рабочий день, обнаруживают, что время как бы растягивается, неожиданно появляется возможность сделать гораздо больше, да и рабочий день кажется гораздо более спокойным. Вы можете уверенно сконцентрироваться в нужный момент, не сомневаясь, что у вас останется время для других обязанностей. Наличие плана освобождает вас от отчаяния и смущения по поводу того, что дальше делать, и беспокойства, что вы могли упустить что-то важное.

ГРУППИРУЙТЕ ПОХОЖИЕ ЗАДАЧИ

Хорошим способом минимизировать время, потерянное на переключение с одной задачи на другую, является группирование схожих задач. Эта модель может быть совсем простой, как канцелярская работа по утрам и звонки после обеда. Или вы можете разделить вашу модель на части дня, чтобы иметь возможность сконцентрироваться на каждой из ваших основных обязанностей — подготовка отчетов, электронная почта, собрания, потом поиск и сохранение данных. Если вы выделите час на то, чтобы сделать деловые звонки, даже если на каждый из них нужно всего по десять минут, вы сохраняете соответствующий настрой и справитесь с ними быстрее и, может быть, гораздо квалифицированнее. Что-то из того, о чем вы говорили во время первого звонка, может подсказать вам, что нужно изменить тактику во время второго звонка, и т. д. Сгруппированные звонки осуществляются быстрее, чем одиночные.

Конечно, так же как с выделением «спокойного» часа, вам следует попытаться спланировать ваш день в соответствии с энергетическими циклами… или с самотеком в вашей отрасли, или с расписанием ваших коллег/руководителя.

МОДЕЛИРУЙТЕ СТРУКТУРУ РАБОЧЕГО ДНЯ

Люди с разным уровнем организованности могут создать постоянный образ жизни, что позволит им оставаться сконцентрированными в нужный момент. Даже те сотрудники, чья работа базируется исключительно на поддержке других, например, представители службы по работе с клиентами, офисные работники или менеджеры, могут установить некий контроль над рабочим днем, чтобы успеть выполнить важную работу с документами, творческую работу и стратегическое планирование. Приведем несколько примеров разных уровней организации.

• Менеджер среднего звена. Расписание Франсины — это чередование тире и точек. Во время своего первого рабочего часа она проверяет электронную почту. Утром она полна энергии, поэтому до обеда ей лучше было бы заняться серией задач, требующих значительной концентрации. Время обеда она использует для развития контактов со СМИ и новыми клиентами, и к двум часам дня она уже опять за своим столом, опять проверяет электронную почту. В это время она отдает приоритет сообщениям от людей извне — поставщикам провизии, журналистам и т. д. Время после обеда зарезервировано для ежедневных кризисных ситуаций — четыре полных часа в ритме точки.