Этикет делового письма - Олег Давтян Страница 3

Что касается дипломатов, то их биографии можно прочесть на страницах журнала «Консул» и на сайте www. magazineconsul.ru

Плохим тоном считается переписывание стишков «по поводу» из Интернета, а также использование поздравительных открыток с заранее напечатанным текстом.

Излишне также вкладывать в поздравительные открытки свои визитные карточки, поскольку как в письме-поздравлении, так и в поздравительной открытке имеются ваши контактные данные.

Новогодние открытки, в которых написана поздравительная фраза, могут быть просто подписаны отправителем, однако на конверте должны быть указаны полные данные адресата.

В том случае, если благодарственное письмо оформлено на служебном бланке, оно регистрируется. Письмо, оформленное на специальном бланке, не регистрируется, на нем не ставятся реквизиты исполнителя, однако слева от подписи может быть поставлена печать предприятия.

Конверты, в которые запечатывают поздравления, должны быть безукоризненно чистыми, без указаний «Куда» и «Кому», желательно с логотипом отправителя, выполненным типографским способом.

На благодарственные письма и поздравления следует обязательно отвечать, стараясь максимально коротко выразить свои мысли. И также следует помнить, что, получив знак внимания от учреждений, пользующихся специфической профессиональной лексикой, например, дипломатическими формулами, применяемыми в нотной переписке, или же стилем, присущим религиозным организациям, абсолютно нельзя копировать несвойственный канцелярской этике язык таких документов.

Что касается способа доставки подобных документов, то все они должны быть либо вручены лично, либо отправлены с курьером.

Ни в коем случае нельзя пользоваться услугами почты (если событие происходит в одном с вами городе), а также недопустимо отправлять такие письма по факсу или электронной почте.

Рекомендательные письма

Подобные документы имеют цель предложить сотрудника или организацию, предприятие, учреждение другим сотрудникам, организациям или учреждениям с целью получения работы, продвижения по службе, оказания помощи или же как партнера для сотрудничества. Письмо, как правило, пишется на бланке, подписывается и скрепляется печатью, отправляется с курьером, по почте либо выдается на руки ответственному лицу для передачи по назначению. В некоторых случаях допускается написание рекомендательного письма не на бланке и без печати.

Отвечать на рекомендательные письма не принято, однако подтвердить факт их получения желательно.

Перед тем как подписывать готовое рекомендательное письмо, не лишним было бы показать его тому, кто обратился с просьбой о выдаче документа, чтобы избежать возможных ошибок. И необходимо всегда помнить, что подписавший письмо несет личную ответственность за свою рекомендацию.

Если пишется рекомендательное письмо в адрес работодателя, то оно должно содержать краткую характеристику профессиональных навыков, достижений рекомендуемого. Правильно составленный документ позволяет наиболее полно оценить достоинства кандидата на вакантную должность, а также узнать мнение о нем со стороны сослуживцев. Данное письмо вполне может быть использовано и как приложение к резюме.

Письма, содержащие просьбы

Это, пожалуй, самый распространенный вид письма и в то же время один из наиболее трудных для составителя, поскольку от того, насколько убедительно, грамотно и понятно будет изложена просьба, зависит ожидаемый отправителем положительный результат. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Важно отметить, что в таком письме не должно быть формулировок ультимативного характера, типа: «Если вы не удовлетворите нашу просьбу, то мы будем вынуждены..», или же указывающих на обязательность выполнения вашей просьбы, а также заранее выраженной благодарности за положительное решение вопроса.

Прежде чем написать такое письмо, полезно выяснить, насколько в принципе ваша просьба выполнима, с учетом всех обстоятельств.

Чтобы не испортить подобной просьбой сложившиеся добрые и партнерские отношения, лучше заранее навести справки о возможности положительного отклика. Как говорится, «иногда лучше не давать другу деньги в долг, чтобы потом он не стал избегать встреч с вами».

В тексте письма следует привести убедительные доказательства, мотивирующие вашу просьбу, а также расчеты или сметы и оформить их в виде приложения.

Как видите, стиль письма в партнерскую организацию существенным образом отличается от обращения в дипломатическое учреждение. Если в первом случае просьба излагается простым языком, то во втором случае применены общепринятые в дипломатических кругах формы вежливости, однако не копирующие стиль дипломатической переписки, где присутствуют обязательные вступительные и заключительные комплименты.

Письма, содержащие сообщения

Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту.

К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33) отсутствует обязательная отметка об исполнителе с указанием фамилии, имени и отчества и номера его телефона. Кроме того, текст документа не отформатирован (внизу большое пустое поле), что косвенно может свидетельствовать о небрежности исполнителя.

Сопроводительные письма