Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ Страница 28

Кому: Джейми

Копия: Томасо

От: Киёми

Тема: Встреча на следующей неделе

Джейми,

Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.

Спасибо,

Киёми

<Вложение>

Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.

Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?

• Событие: Джейми надо запланировать собрание команды для изучения данных по Бразилии и Аргентине.

• Задача: Джейми необходимо проанализировать цифры до встречи с командой.

• Контакт: поскольку Джейми раньше не работал с Киёми, ему необходимо сохранить его контактную информацию.

• Заметка/документ: Джейми необходимо сохранить вложенный документ для последующего изучения.

После определения каждого элемента основной четверки сразу же поместите его на свое место и удалите письмо из почтового ящика. Базовое правило – открывать письмо только один раз. Вот как это делается.

Прежде всего добавьте событие в свой календарь. Если вы используете программы типа Outlook, Google или IBM Notes, то они позволяют сделать это очень просто. Во многих случаях назначить встречу и внести ее в свой и чужие календари можно одним щелчком мыши. Чаще всего сообщения и даже вложенные файлы превращаются в события. Это облегчает удаление их из почтового ящика.

Далее Джейми нужно проанализировать цифры до встречи с командой. Это задача и ее можно перетащить в перечень главных задач или воспользоваться меню. В большинстве случаев вы можете назначить дату начала и/или срок исполнения задачи и присвоить ей приоритет.

При создании задачи мы настоятельно рекомендуем ставить в начало названия глагол действия. Как правило, перечни задач длинные, и пока доберешься до названия «Цифры по Бразилии», необходимое действие может вылететь из головы. Глагол конкретизирует задачу: «Проанализировать цифры по Бразилии/Аргентине».

Следующий шаг – сохранить контактную информацию Киёми. Мы не раз встречали людей, которые вручную копируют и вставляют новые контакты, когда в системе наверняка существует меню, позволяющее мгновенно заполнить несколько полей и превратить отправителя в контакт. Какой бы подход вы ни выбрали, поместите контактную информацию в отведенное для нее место в системе.

Наконец, необходимо сохранить документы в разделе «Заметки/документы», чтобы получать к ним доступ при необходимости. (Мы покажем вам более эффективные способы выполнения этой операции, когда дойдем до базового приема 3 «создать ссылку».)

Теперь, когда мы разложили исходную информацию на составляющие и распределили их в основной четверке, можно спокойно удалить электронное письмо!

Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.

Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.

Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.

Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.

Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее: