ПРОДУКТИВНЫЙ НИНДЗЯ. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт Страница 27

Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)

Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.

Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.

30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА

Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.

Упражнение: очистка папки «входящие»

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ

Создайте три рабочие папки:

@Action

@Read

@Waiting

(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения:

✓ Избавьтесь от всех вложенных папок.

✓ Сократите количество вспомогательных папок, с тем чтобы они умещались на одном экране и вам не нужно было бы прокручивать список, что замедляет процесс переноса писем из одной папки в другую.

✓ Если множество вспомогательных папок вас утомляет, и вы хотели бы подумать об этом, прежде чем осуществлять радикальные перемены, попробуйте создать несколько новых «больших» папок, названия которых будут начинаться с цифр (например: «1.Циркуляры», «2.Подтверждения», «3.Личное», «4.Работа» и т. п.). Папки с такими именами расположатся в начале списка, но вслед за папками, в названии которых присутствует символ «@», то есть за основными рабочими папками. Это удобно, поскольку вы можете сосредоточиться исключительно на новых папках. Такое временное решение позволит вам обдумать лучшую структуру своей электронной почты. Проще всего принять правильное решение о структуре папок на этапе разборки почты, к которому мы перейдем прямо сейчас. Разбирая почту, вам станет ясно, какими папками вы пользуетесь регулярно, а какие окажутся почти бесполезными.