ПРОДУКТИВНЫЙ НИНДЗЯ. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт Страница 25

За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.

Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.

ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК

Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!

Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?

Я вас не убедил? Тогда пойдем другим путем. Представьте, что вы держите в руках скомканный листок бумаги и хотите бросить его в корзину. Вам нужно попасть в корзину, чтобы комок не оказался на полу. А теперь выбирайте. Хотите ли вы кидать свою бумажку в большую корзину или предпочтете метить в десяток маленьких? Не могу сказать, какая из этих маленьких корзиночек предназначена именно для мусора, а не для чего-то другого. Если вы создали сотни вложенных друг в друга папок, это может пагубно сказаться на эффективности обработки электронной почты. Несколько больших папок избавят вас от затруднений, и решения будут приниматься быстрее и лучше. И хотя вы можете пока что с этим не согласиться, но чем меньше папок, где будут храниться письма, тем легче будет найти нужную информацию!

ПОЛЕЗНЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ ПАПКИ

Какие именно папки вам необходимы, вы определите, исходя из своей роли и ответственности. Кроме того, вы должны понимать, насколько важна подобная категоризация писем для вашей роли. Я много лет работаю с электронной почтой и за это время придумал несколько очень полезных папок. Поскольку я часто обсуждаю с людьми организацию их почтовых ящиков и категоризацию писем (честно говоря, эта тема мне всегда интересна, сколь бы скучной она вам ни казалась!), то мне удалось услышать немало полезных советов, которые я потом проверил на практике. Некоторые оказались просто отличными, от других пришлось отказаться.

ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ «СЕЙФ»

В этой папке я храню все электронные подтверждения: билеты в театр, посадочные талоны на самолет, лицензионные ключи к купленному программному обеспечению, электронные письма с подтверждениями паролей, то, что я могу забыть, и тому подобное.

ФИНАНСЫ

Финансовую информацию я храню отдельно. Такое решение я принял после того, как целый день провел, собирая воедино все свои финансовые транзакции для бухгалтера в конце финансового года. Впрочем, такая папка будет полезна и тем, кто занимается в своей компании покупками, счетами и другими документами подобного рода.

ЛИЧНАЯ

Многие люди называют эту папку «Личной» или «Домашней». Честно говоря, хранить подобные письма отдельно нет особого смысла – но многие это делают. Удастся ли мне найти письмо с предложением плана поездки на следующий месяц, если я закину его в огромную папку «Архив», где хранятся и многочисленные служебные письма? Конечно, удастся, но разделение писем на служебные и личные в психологическом плане более комфортно.

ЦИРКУЛЯРЫ / УВЕДОМЛЕНИЯ / ИЗВЕЩЕНИЯ / БЕКОН

Ваш ящик завален сотнями внутренних сообщений, обновлений социальных сетей, таких как LinkedIn, Facebook и Twitter, и автоматическими уведомлениями? Создайте папку для всей этой малоценной корреспонденции. Создав ее, проявите безжалостность настоящего ниндзя. Установите в своем Outlook правило, по которому письма, получаемые регулярно и не требующие немедленных действий, отправлялись бы прямо в эту папку, не попадая в папку «Входящие». Вы спросите, а почему бы просто не отказаться от подобных уведомлений? В нашей компании Think Productive мы называем такие письма «беконом». Это не совсем спам. В таких письмах есть смысл. Они не нужны вам каждую минуту и каждый день, но иногда оказываются полезными. Мое представление о «беконе» и «спаме» зависит от того, над чем я работаю. В данный момент я отписался от ряда уведомлений, но поскольку они никогда не отнимали у меня много времени и внимания, то и серьезной проблемой не были. И все же такую работу нужно проделать!

«THINK PRODUCTIVE» (МОЯ) / «РАБОТА» ИЛИ «ОРГАНИЗАЦИЯ» (ВАША)

Да, у меня есть папка, где я храню все, связанное со своей компанией. Одна папка. Никаких вложенных папок. Никакого клиентского архива, никакого архива семинаров с датами. Одна папка. Как вы думаете, я что-то теряю? Крайне редко. Теряю ли я письма реже, чем раньше, когда у меня были сотни вложенных папок? Именно! Надеюсь, теперь вы убедились в полезности такого подхода. И я призываю вас пойти на эксперимент и проделать со своими папками то же самое.

Z-РАЗНОЕ

Все, что не подходит ни под одну указанную категорию, отправляется в большую, всеобъемлющую папку «Разное». Я поставил в начале букву «Z», чтобы эта папка располагалась в самом конце списка и не маячила на глазах. Очень важно четко определить содержание своих папок, но эта является единственным исключением. Она играет очень важную роль: избавляет вас от необходимости создавать новые папки для новых ситуаций. Вам хочется создать новую папку для единственного письма? Положите его в папку «Разное»!