На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен Страница 24

Полезен ли мозговой штурм?

Когда возникают проблемы, совещание часто напоминает мозговой штурм. Сотрудники предлагают решения, не задумываясь, целесообразны они или нет. Согласно теории мозгового штурма, идея одного человека может привести к рождению идеи у другого, поэтому очень важно собирать людей вместе. В ходе исследования Чарлан Немет ^[30] и ее коллег «Конфликт как стимул творческого мышления коллектива» выяснилось, что высказывание первой пришедшей на ум мысли – неэффективный способ выработки идей. Для эффективного мозгового штурма необходимо быть готовым к обсуждению, то есть к выдвижению аргументов и контраргументов по поводу предложенного тезиса ^{54}. Это поможет направить обсуждение в нужное русло и превратить сырые идеи в реальные предложения.

С другой стороны, на многих совещаниях участники просто обмениваются идеями, ничего не обсуждая. Такие собрания, как правило, бесполезны: вы можете достичь той же цели, направив подчиненным электронное письмо (при этом сэкономив время). Например, группа сотрудников Fidelity, ответственная за подготовку материалов для заседания совета директоров, попросила меня выделить два часа в месяц на их обсуждение. Однако я, в свою очередь, попросил этих подчиненных направить мне материалы по электронной почте вместе с обобщающим письмом, где освещены ключевые моменты. После прочтения письма я направлял свои замечания членам совета директоров по электронной почте. Я тратил некоторое время на анализ материала и написание ответа, но не больше двух часов – того времени, которое пришлось бы провести на совещании.

Не стоит проводить совещания только потому, что так принято. В начале года руководство может назначать встречи каждый понедельник, чтобы обсудить планы на неделю. Возможно, в первые несколько недель они принесут пользу. Но каждую неделю руководство должно решать, нужно ли следующее совещание.

Наконец, при современном уровне технологий личное присутствие не так важно. Раньше меня огорчали регулярные задержки в передаче звука во время видеотрансляции. Но в прошлом году, когда мой двухчасовой полет в Миннеаполис в последнюю минуту отменили, я был вынужден использовать возможность видеоконференции. Потрясающе! Изображение было отличным, передача звука – мгновенной. Мои коллеги в Миннеаполисе пришли к выводу, что личное присутствие теперь необязательно: не стоит тратить несколько часов на перелет, чтобы встретиться с теми, кого знаешь лично, если есть высококачественная видеосвязь.

Если отменить совещание невозможно, постарайтесь ограничить количество участников: присутствовать должны только заинтересованные лица. Я бывал на собраниях, в которых участвовали 15–20 человек. При таком количестве присутствующих невозможно что-то успеть. Исследователи пока однозначно не определили, каково оптимальное количество участников совещаний ^{55}, но все они считают, что мероприятие, на котором присутствуют 7–8 человек, всегда продуктивнее, чем то, в котором участвуют 15–20 человек.

Еще один способ сократить количество совещаний – запретить их в определенный день месяца. Это позволит вам (и подчиненным) доделать всю работу, которую вы откладывали ради совещания. Вы увидите, как много можно успеть за это время. В компании MFS Investment Management мы ввели правило: не устраивать совещаний в первую пятницу каждого месяца.