Эффективные письменные деловые коммуникации - Брайен А. Гарнер Страница 14

Создайте культуру, в которой поощряется редактирование

В моей компании каждый, кто редактирует текст, должен предложить не менее двух правок для каждой страницы. Никому не разрешается вернуть автору какой-либо документ – даже если это всего лишь короткое письмо – со словами: «Мне кажется, все хорошо!» Всегда можно улучшить текст, задаваясь вопросами: какие важные моменты упустил из виду автор? Как можно улучшить стиль? Можно ли лучше и короче выразить ту или иную идею? и т. д.

Если каждый предлагает как минимум две правки на страницу, то, поверьте мне, ваши опечатки будут замечены. Они обычно первыми бросаются в глаза, поэтому читатели сначала обращают внимание на них, а уже потом переходят к более сложной задаче – предлагают стилистические усовершенствования. В конце концов шероховатости исчезнут. Вы и ваша команда станете работать эффективнее: ваши аргументы будут более ясными и вескими, а тексты – более убедительными.

Вам это кажется чересчур? Не забывайте, что каждый документ или письмо, которое вы отправляете, характеризует вашу команду или компанию в целом и уровень вашего профессионализма. Если это напечатанная брошюра или коммерческое электронное письмо, предназначенные широкой аудитории, чем больше отзывов вы получите, тем лучше. Скольких бы компетентных людей вы ни попросили дать оценку, это не будет слишком много.

Нелепая ошибка может обернуться катастрофическими последствиями – как в случае, когда один крупный университет отпечатал тысячи брошюр, посвященных дню выпуска студентов, на заглавной странице которых крупным шрифтом было напечатано: «Школа лобковых дел» ^[4]. Фотография этого конфуза, разумеется, почти моментально появилась в интернете, и университет стал объектом многочисленных насмешек.

Когда речь идет о письменной коммуникации, в компании должна существовать культура здорового сотрудничества. Нет ничего зазорного в том, чтобы обратиться к коллегам с просьбой поправить свой документ. Люди должны без проблем обращаться за помощью такого рода и получать ее также без проблем и каких-либо неприятных намеков на собственное превосходство со стороны коллег. Любому сотруднику, вне зависимости от его положения в организации, пойдут на пользу конструктивные замечания.

РЕЗЮМЕ

• Регулярно обращайтесь к своим коллегам и подчиненным с просьбами прочесть ваши черновые варианты и предложить внести правки.

• Попросите их внести пометки в документ и дать вам свои замечания в письменном виде, а не объяснять их лично, чтобы избежать защитной реакции с вашей стороны. Всегда благодарите их за помощь.

• Поощряйте формирование среды, в которой можно без труда обратиться за замечаниями и с легкостью их получить – без намеков на превосходство со стороны коллег.

Часть III
Избегайте ошибок, которые ведут к потере интереса читателей

Глава 16
Не усыпляйте читателей

Кажется очевидным, что не стоит писать так, чтобы ваших читателей клонило в сон, не так ли? Это должно быть столь же очевидно для всех, кто часами обсуждает одно и то же на вечеринках или читает скучные лекции, но вспомните, как много такого рода нудных, неинтересных разговоров вам приходилось слышать. Такого вполне можно и нужно избегать – как в устной, так и в письменной речи.

Подумайте о лучших собеседниках и лекторах, которых вам доводилось слышать. Насколько бы ни был сложен и запутан предмет, они умеют сделать его увлекательным при помощи некоторых приемов: избегают избитых выражений, используют четкие, простые слова. Вспомните знаменитую фразу Уинстона Черчилля: «Мне нечего предложить [британцам] кроме крови, тяжкого труда, слез и пота». Или те слова, которые, как говорят, произнес юный Джордж Вашингтон, когда его спросили о поваленном вишневом дереве. Он сказал «Я не умею лгать. Это сделал я».

Хорошие авторы прибегают к тем же приемам. Почему вы читаете некоторые книги от корки до корки на одном дыхании, а другие откладываете в сторону, одолев лишь несколько страниц? Все дело в их стиле: в том, как авторы объясняют непонятные вещи, как рассказывают истории.

Ниже приведено несколько рекомендаций для написания деловых документов, которые помогут удержать внимание читателя.

Умело используйте личные местоимения

Не злоупотребляйте местоимением «я» (старайтесь не начинать с него новый абзац или несколько предложений подряд). Вместо этого сделайте основной упор на местоимения «мы», «наш», «вы» и «ваш». Эти слова носят личную, дружелюбную окраску, которая усиливает интерес читателей и формирует их положительное отношение. Рудольф Флеш, один из ведущих специалистов по разговорному английскому языку и автор книги How to Be Brief, одним из первых обратил внимание на необходимость использования местоимения «вы».

Поддерживайте непрекращающуюся беседу со своим читателем. Как можно чаще используйте местоимение второго лица. Переводите все на язык «вы».

Это относится к гражданам старше 65 лет = Если вам больше 65, это относится к вам.

Следует запомнить, что = Вам следует запомнить.

Многие люди не представляют себе = Вероятно, вы не представляете себе.

Всегда обращайтесь непосредственно к тому человеку, которому вы адресуете свое сообщение, используя местоимение «вы».

Аналогичным образом слова «мы» и «наш», употребляемые по отношению к вашей компании, формируют впечатление о корпорациях и других юридических лицах как о коллективных личностях (каковыми они и должны быть и обычно бывают). Люди, как правило, чаще предпочитают такой приземленный подход, нежели использование местоимений третьего лица, придающих тексту безличный, отчужденный характер.

Старайтесь выражаться проще

Я знаю, что говорю об этом уже не в первый раз – но это стоит лишний раз повторить. Если ваши читатели не смогут следить за вашей мыслью, они прекратят попытки делать это.

Избегайте страдательного залога

Пишите не «документы по заключению сделки были подготовлены Сью», а «Сью подготовила документы по заключению сделки», не «сообщение было отправлено Джорджем», а «Джордж отправил сообщение» или «сообщение поступило от Джорджа». Разумеется, данная рекомендация не универсальна. Иногда страдательный залог – наиболее естественный способ передачи вашей мысли, и его нельзя избежать. Однако если вы выработаете твердую привычку использовать действительный залог, то в значительной степени предотвратите появление запутанных громоздких предложений в документах и улучшите качество своей письменной речи (а не «Качество вашей письменной речи будет улучшено, если использование страдательного залога будет вами минимизировано»).