Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - Коно Эйтаро Страница 12

Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.

Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.

Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.

Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу

Используйте разные прямоугольники с текстом

Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.

Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.

Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.

Посмотрите на пример ниже.

Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.

Меняя форму прямоугольников в зависимости от содержания, используйте этот небольшой эффект изменения впечатления и тем самым повышайте уровень доверия к вашему документу.

Рисунок 4. Использование разных прямоугольников с текстом

Используйте цвета стратегически

Так как сейчас широко распространены цветные принтеры и проекторы, все чаще можно создавать не черно-белые, а цветные документы. При использовании цвета небольшие усилия помогут вам добиться больших результатов.

Я хотел бы познакомить вас с тремя техниками.

Используйте холодные и теплые цвета для разных целей

Наверное, всем известен психологический эффект теплых и холодных цветов. И действительно, когда человек видит красный или оранжевый, он становится агрессивнее, поэтому, например, если вы хотите вызвать активные обсуждения, вам лучше подготовить презентацию в теплых тонах. И наоборот, если нужно спокойно рассказать о каком-то вопросе, советую использовать холодные тона.

Используйте неяркие цвета одного тона

Хотя у вас и есть возможность использовать все разнообразие цветов, я бы не советовал этого делать. Пестрота может раздражать читателя и затруднять понимание материала. Если вы хотите использовать несколько цветов, важно использовать цвета одного тона. Если вы начали использовать синий, то используйте только его, а когда хотите поменять цвет, выбирайте цвет того же тона. Абсолютно разные цвета в одном документе будут только мешать.

Используйте другой цвет, только когда хотите что-то подчеркнуть

Когда вам непременно нужно что-то выделить в документе, в котором используются неяркие цвета одного тона, можно использовать цвет другого тона (комплементарный цвет. Например, если вам нужно выделить один сегмент синей круговой диаграммы, вы заливаете его контрастным красным цветом). Комплементарный цвет заметно выделит нужную вам часть документа.

Не сохраняйте документы в бумажном виде

Давайте немного отойдем от основной темы и в качестве последнего этапа создания документов поговорим об их хранении. Наверное, все сталкивались с ситуацией, когда вы ходите на совещания, на каждом вам дают какие-то раздаточные материалы, и день за днем объем бумаги на вашем столе или в ящиках растет, заполняя все пространство. Я стараюсь избавляться от всех бумажных материалов в течение 15 минут после окончания совещания.

В наши дни не бывает так, чтобы презентации или документа не было в электронном виде, обязательно у кого-то есть электронный файл. Поэтому по завершении совещания, если мне кажется, что материал может быть полезен в будущем, я узнаю, где хранится электронная версия документа, и, по возможности, копирую ее себе на компьютер. Если доступен только бумажный документ, я сразу же сканирую его и сохраняю в pdf. Таким образом, можно избавиться от бумажной версии документа, даже если электронного файла не существует.

Время, которое вы тратите на поиск электронного и бумажного документа, отличается в разы. Если хранить документы в электронном, а не в бумажном виде, вы не будете привязаны к месту, где хранятся документы, и сможете работать где и когда угодно.

С точки зрения компании в целом хранение документов требует немалых затрат. Нельзя назвать рациональным использование части пространства офиса, за которое взимается высокая арендная плата, для хранения бумажных документов, которые могут больше вообще не понадобиться. При перепланировке офисных помещений документы, которые так и не были использованы, все равно придется выкинуть, но на это потребуется время.

Конечно, идеальным вариантом было бы вообще не использовать раздаточный материал, но пока давайте сделаем первый шаг и каждый по отдельности перейдет к электронному, а не бумажному хранению документов, чтобы повысить свою эффективность.